Grand Journey Conciergeは、個人情報の保護に関する法律その他の関連法令を守り、旅行相談をお寄せくださるお客様の情報を適切に管理します。
1. 個人情報の取得・利用目的
お問い合わせ、旅行相談、予約手配の際に、目的を説明したうえで情報を取得します。取得した情報は、次の業務に使います。
- ご希望に合う旅行プラン、宿泊施設、移動手段、体験の提案
- 航空券、宿泊施設、レストラン、ガイドなどの予約と変更対応
- 専属コンシェルジュによる連絡、旅程管理、緊急時の案内
- サービス品質の確認、問い合わせ履歴の管理、法令上必要な対応
目的を超えて利用する場合は、あらためてご本人へお知らせし、必要な手続きを行います。
2. 取得する情報の項目
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、同行者情報、旅行日程、宿泊先の希望などを確認します。国際旅行では、予約に必要な範囲でパスポート情報や渡航情報をお預かりします。
安全な旅行に必要な場合、健康状態、アレルギー、食事制限、宗教上の配慮、生活上の希望を確認することがあります。センシティブな情報は、必要性を説明し、同意を得たうえで取り扱います。
3. 第三者提供・共同利用
予約を実行するため、航空会社、宿泊施設、運送事業者、現地ガイド、体験事業者などへ、必要な情報を提供することがあります。提供先と提供項目は、予約内容に応じて事前にお知らせします。
法令に基づく場合、人の生命や身体を守るために緊急の必要がある場合を除き、ご本人の同意なく第三者へ提供しません。Grand Journey Conciergeが独自に共同利用する仕組みは、現在設けていません。
4. 安全管理措置
情報セキュリティ管理責任者を置き、担当者ごとのアクセス権限を設定します。通信時の暗号化、端末の認証、書類の施錠保管、委託先の確認を行い、取り扱い状況を見直します。
従業者には守秘義務と取り扱い手順を周知します。不要となった情報は、復元できない方法で削除または廃棄します。
5. 外国へのデータ移転
海外のホテルや旅行事業者への予約では、サービス提供に必要な情報が渡航先または事業者の所在国へ移転されることがあります。移転先の制度や提供先の保護措置を確認し、契約や同意など適切な手段を取ります。
国際的な利用者のご相談には、EU一般データ保護規則（GDPR）の考え方も参照し、目的、保存期間、請求方法を説明します。
6. 保存期間
利用目的に必要な期間、または法令で定められた期間のみ保存します。予約や会計に関する記録は、関係法令と社内規程に沿って保管した後、適切に削除します。
7. 開示・訂正・利用停止等の請求
ご本人から、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止を求められた場合、本人確認のうえ対応します。代理人による請求では、委任を確認できる書類をご用意ください。
請求方法は、下記のお問い合わせ窓口へご連絡ください。法令上対応できない場合は、その理由を説明します。